Zapytanie ofertowe nr 3/2023 na świadczenie usług pogrzebowych

 

 

 

 

 

Ząbki, dnia 29 listopada 2023 r.

 

 

Zapytanie ofertowe nr 3/2023

 

Ośrodek Pomocy Społecznej w Ząbkach zaprasza do składania ofert w postępowaniu dotyczącym udzielania zamówienia wyłączonego spod stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych na:

 

Świadczenie usług pogrzebowych dla osoby dorosłej, pochówku dla dziecka

oraz pochówku szczątków ludzkich, których pochowanie

zleca Ośrodek Pomocy Społecznej w Ząbkach

 

 

I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Ośrodek Pomocy Społecznej w Ząbkach – jednostka organizacyjna Gminy Ząbki, ul. Wojska Polskiego 1, 05-091 Ząbki

Dane teleadresowe:

Ośrodek Pomocy Społecznej w Ząbkach – jednostka organizacyjna Gminy Ząbki,

ul. Wojska Polskiego 1, 05-091 Ząbki

e-mail: ops@zabki.pl

telefon: 22 510 98 03

 

II. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejsze Zapytanie ofertowe, jak również Załączniki do Zapytania stanowiące integralną jego część, a w dalszej kolejności ogłoszenie o wyborze Wykonawcy umieszczone będą na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ośrodka Pomocy Społecznej w Ząbkach pod adresem: https://opszabki.pl/bip/ (dalej „BIP OPS Ząbki”) .

2. Przekładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki realizacji zamówienia określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym nr 3/2023 wraz z wszystkimi załącznikami stanowiącymi jej integralną część.

3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia z należytą starannością.

5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zapytaniu mają zastosowanie przepisy ustawy Kodeks cywilny (tj. Dz. U. z 2023r. Poz. 1610 z późn. zm.).

 

III. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

1. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego.

2. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie znajduje zastosowania do udzielania zamówień, które podlegają stosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1605 ze zm.)

 

IV. SŁOWNIK UŻYTYCH POJĘĆ I DEFINICJI

1. Wykonawca/ Oferent – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej oraz podmioty występujące wspólnie, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego objętego niniejszym postępowaniem, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.

2. Zamawiający - Ośrodek Pomocy Społecznej w Ząbkach – jednostka organizacyjna Gminy Ząbki.

3. Cena ofertowa (oferty) – cena za wykonanie całości obowiązków składających się na przedmiot zamówienia zaoferowana przez Wykonawcę, który złożył ofertę, przy czym jest to cena w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt. 1 i ust. 2 Ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług.

4. Oferta – komplet dokumentów, których wzory stanowią załączniki do niniejszego Zapytania, tj. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy, Załącznik nr 2 – Projekt umowy, Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna, Załącznik nr 4 – Oświadczenie Wykonawcy RODO, Załącznik nr 5 – zapis do umów os. trzecie, Załącznik nr 6 – Oświadczenie art 22 pkt. 1 prawo zamówień publicznych, Załącznik nr 7 – oświadczenie art. 24 prawo zamówień publicznych.

 

V. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest: Zakup i realizacja usług pogrzebowych dla osoby dorosłej, pochówku dla dziecka oraz pochówku szczątków ludzkich określonych w formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

6. TERMINY WYKONANIA ZAMÓWIENIA I PODWYKONAWSTWO

1. Oferty należy składać do dnia 12 grudnia 2023 roku, do godz. 9:00 w jednej z trzech dopuszczalnych wersji:

   a) w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Zapytanie ofertowe nr 3/2023 na usługi pogrzebowe. Otwarcie: 12 grudnia 2023 roku o godz. 9:30” osobiście w siedzibie Zamawiającego: Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Wojska Polskiego 1, 05-091 Ząbki, w Kancelarii (1. piętro) w godzinach pracy Ośrodka (poniedziałki: 10:00-18:00, wtorek-czwartek: 8:00-16:00, piątki: 7:00-15:00).

   b) za pośrednictwem Poczty Polskiej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Zapytanie ofertowe nr 3/2023 na usługi pogrzebowe. Otwarcie: 12 grudnia 2023 roku o godz. 9:30” na adres siedziby Zamawiającego: Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Wojska Polskiego 1, 05-091 Ząbki. Za datę złożenia oferty liczy się data dostarczenia przesyłki do Zamawiającego.

   c) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: ops@zabki.pl, w tytule maila: „Zapytanie ofertowe nr 3/2023 na usługi pogrzebowe”, z informacją w treści, że załączniki stanowią ofertę do Zapytania ofertowego z terminem otwarcia w dniu 12 grudnia 2023 roku o godz. 9:30. Oferta musi być opatrzona podpisem elektronicznym.

2. Oferty muszą być przygotowane w języku polskim oraz zgodnie ze wzorami będącymi Załącznikami o numerach: 1, 2, 3, 4, 5, 6 oraz 7 do niniejszego Zapytania, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta (w przypadku podpisu odręcznego: wraz z pieczątką imienną oraz firmową; w przypadku złożenia oferty elektronicznie: z podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do reprezentowania firmy).

3. Zawarcie Umowy nastąpi niezwłocznie, tj. w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od dnia ogłoszenia wyboru Wykonawcy.

4. O miejscu i terminie podpisania Umowy, Oferent zostanie poinformowany za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w Formularzu ofertowym.

5. Ogłoszenie wyboru Wykonawcy nastąpi najpóźniej w dniu 12 grudnia 2023 roku do godz. 16:00 na stronie BIP OPS Ząbki.

6. Umowa z Wykonawcą zostanie zawarta na czas określony z 2-miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca.

7. Umowa obowiązywać będzie od dnia 1 stycznia 2024 roku do 31 grudnia 2027 roku.

8. Wykonawca gwarantuje niezmienność cen świadczonych usług będących przedmiotem niniejszego Zapytania przez pierwszy rok obowiązywania umowy, tj. od dnia 1 stycznia do 31 grudnia 2024 roku.

9. Po pierwszym roku trwania Umowy Zamawiający dopuszcza zmianę stawek realizowanych przez Wykonawcę usług do wysokości waloryzacji usług oraz płacy minimalnej.

10. Zamawiający nie wyraża zgody na powierzenie realizacji przedmiotowego zamówienia, bądź jego części, podwykonawcom.

     

VII. ZASADY UCZESTNICTWA W ZAPYTANIU OFERTOWYM

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

2. a) posiadają co najmniej 10-letnie doświadczenie w świadczeniu usług pogrzebowych,

3. b) dysponują zakładem pogrzebowym oraz kadrą niezbędną do wykonania wszelkich usług objętych zamówieniem.

4. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.

5. Zamówienia udziela się Wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę oraz dysponuje siedzibą zakładu pogrzebowego na terenie Powiatu Wołomińskiego.

6. Dysponowanie zakładem pogrzebowym na terenie Powiatu Wołomińskiego spełniającym warunki przedmiotu zamówienia, stanowi obligatoryjne kryterium dopuszczenia oferty do rozpatrzenia.

7. Składając ofertę Wykonawca akceptuje treść umowy będącej Załącznikiem nr 2 do niniejszego Zapytania.

8. Oferent pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni od dnia otwarcia ofert.

9. Wynagrodzenie za faktyczne wykonanie, w okresie za jaki wystawiono faktury, usługi pogrzebowe, będzie płatne na podstawie faktur VAT prawidłowo wystawionych (po upływie każdego miesiąca) i dostarczonych na koszt Wykonawcy. Płatność nastąpi w terminie 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez Zamawiającego w formie przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy podany na fakturze. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

10. W przypadku uzyskania takiej samej, najwyższej oceny ofert przez więcej niż jednego Oferenta, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. Ceny ofert dodatkowych nie mogą być wyższe niż złożone pierwotnie.

 

VIII. ZASADY I WARUNKI REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Wykonawca zapewnia bieżącą realizację usług pogrzebowych, w szczególności dostępność od poniedziałku do piątku osoby uprawnionej do przyjęcia zlecenia wykonania usługi.

2. Ze względu na szczególny charakter usług jakimi są usługi pogrzebowe, liczba pochówków jest zmienna.

3. Kryterium oceny ofert:

   a) cena: 80%

   b) doświadczenie: 20%

4. W obszarze doświadczenia Wykonawcy ocenie podlegać będzie spełnienie kryterium dopuszczenia do zamówienia publicznego w zakresie co najmniej 5-letniego doświadczenia Oferenta w świadczeniu usług pogrzebowych na rzecz jednostek samorządu terytorialnego, (w tym np.: Ośrodki Pomocy Społecznej, Domy Pomocy Społecznej, Domy Seniora).

5. Za każdy kolejny rok doświadczenia Oferent otrzyma 2 pkt.

6. Oferta złożona po terminie wskazanym w pkt. VI ust. 1 nie zostanie wzięta pod uwagę przy wyborze Wykonawcy.

7. Oferent zobowiązany jest do nieujawniania wszelkich informacji o Zamawiającym uzyskanych w związku z realizacją umowy, pochodzących od Zamawiającego, instytucji publicznych, samorządowych jednostek organizacyjnych lub osób związanych z Zamawiającym jakimkolwiek stosunkiem fizycznym lub prawnym, a także przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i przepisów dotyczących informacji prawnie chronionych.

8. Obowiązek, o którym mowa w pkt. VIII ust. 4 jest nieograniczony w czasie. Jego uchylenia z każdym czasie w całości lub części może dokonać Zamawiający w formie pisemnej.

9. W trakcie realizacji zamówienia Wykonawca będzie przygotowywał i przekazywał Zamawiającemu wraz z fakturą specyfikację wykonanych usług stanowiących przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem poszczególnych cen oraz sumy należności za przeprowadzenie usług w ramach Umowy.

10. Zamawiający ma prawo wypowiedzieć przedmiotową umowę bez zachowania terminu, o którym mowa powyżej, jeżeli Wykonawca będzie naruszał postanowienia Zapytania, a także w przypadku niewykonania i/lub nienależytego wykonania przez Wykonawcą usługi szerzej opisanej w umowie. Rozwiązanie umowy następuje z dniem doręczenia pisma rozwiązującego na adres wskazany w umowie. W przypadku odbioru pisma za datę doręczenia uznaje się datę pierwszego awiza.

11. Niezależnie od ust. 5 powyżej Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w przypadku:

    a) zaprzestania działalności, likwidacji, ogłoszenia upadłości lub rozwiązania przedsiębiorstwa Wykonawcy;

    b) utraty przez Wykonawcę możliwości wykonywania usług pogrzebowych;

    c) wadliwego wykonania przez Wykonawcę przedmiotu umowy i zaniechania zmiany sposobu jego wykonania mimo upływu terminu na dokonanie zmiany wyznaczonego przez Zamawiającego;

    d) w razie zaistnienia zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o wskazanych okolicznościach. W tym przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego tytułu wykonania części umowy.

12. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego w takim przypadku żadne roszczenie.

     

IX. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY

1. Zamawiający odrzuci ofertę złożoną przez Oferenta:

   a) gdy oferta jest niezgodna z wymaganiami określonymi w Zapytaniu;

   b) gdy oferta jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

   c) gdy treść oferty jest niezgodna z wymaganiami Zamawiającego określonymi w dokumentach Zamówienia,

   d) który nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa;

   e) oferta zawiera omyłki w obliczeniu ceny, których ni można poprawić jako oczywiste omyłki rachunkowe;

   f) oferta została złożona po wyznaczonym terminie, w niewłaściwym miejscu lub niewłaściwej formie.

 

X. ZASADY KOMUNIKACJI Z ZAMAWIAJĄCYM

1. Wszelka korespondencja związana z Zapytaniem ofertowym będzie prowadzona za pośrednictwem komunikacji elektronicznej na adres poczty elektronicznej wskazanej w pkt. I., aby można było bezspornie ustalić kto jest nadawcą korespondencji.

2. Oferent może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego w terminie 3 dni roboczych przed wyznaczonym w Zapytaniu ofertowym terminem składania ofert. Po tym czasie Zamawiający ma prawo pozostawić wniosek bez odpowiedzi.

3. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni robocze przed terminem składania ofert.

4. Wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: ops@zabki.pl w tytule umieszczając identyfikację przedmiotu korespondencji, tj.: „Zapytanie ofertowe nr 3/2023”.

5. Osobą wskazaną do kontaktu w sprawie niniejszego Zapytania jest Julita Zawadzka – telefon: 22 510 98 16.

 

Załączniki:

Załącznik nr 1 – formularz oferty

Załącznik nr 2 – projekt umowy

Załącznik nr 3 – klauzula informacyjna

Załącznik nr 4 – oświadczenie wykonawcy RODO

Załącznik nr 5 – zapis do umów os trzecie

Załącznik nr 6 – oświadczenie art. 22 pkt 1 prawo zamówień publicznych

Załącznik nr 7 – oświadczenie art. 24 prawo zamówień publicznych.