Zapytanie ofertowe nr 5/2024

Ząbki, dnia 2 grudnia 2024 r.

 

Zapytanie ofertowe nr 5/2024

Ośrodek Pomocy Społecznej w Ząbkach zaprasza do składania ofert w postępowaniu dotyczącym udzielania zamówienia wyłączonego spod stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych na:

 

Wykonanie, dostawa oraz montaż mebli biurowych

dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Ząbkach

 

I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Ośrodek Pomocy Społecznej w Ząbkach – jednostka organizacyjna Gminy Ząbki, ul. Powstańców 2c, 05-091 Ząbki

Dane teleadresowe:

Ośrodek Pomocy Społecznej w Ząbkach – jednostka organizacyjna Gminy Ząbki,

ul. Powstańców 2c, 05-091 Ząbki

e-mail: ops@zabki.pl

telefon: 22 510 98 03

 

II. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejsze Zapytanie ofertowe, jak również Załączniki do Zapytania stanowiące integralną jego część, a w dalszej kolejności ogłoszenie o wyborze Wykonawcy umieszczone będzie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ośrodka Pomocy Społecznej w Ząbkach pod adresem: https://opszabki.pl/bip/ (dalej „BIP OPS Ząbki”) .

2. Przekładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki realizacji zamówienia określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym nr 5/2024 wraz z wszystkimi załącznikami stanowiącymi jej integralną część.

3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia z należytą starannością.

5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zapytaniu mają zastosowanie przepisy ustawy Kodeks cywilny (tj. Dz. U. z 2024r. Poz. 1061 z późn. zm.).

III. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

1. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego.

2. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie znajduje zastosowania do udzielania zamówień, które podlegają stosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1605 z późn. zm.)

 

IV. SŁOWNIK UŻYTYCH POJĘĆ I DEFINICJI

1. Wykonawca/ Oferent – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej oraz podmioty występujące wspólnie, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego objętego niniejszym postępowaniem, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.

2. Zamawiający - Ośrodek Pomocy Społecznej w Ząbkach – jednostka organizacyjna Gminy Ząbki.

3. Cena ofertowa (oferty) – cena za wykonanie całości obowiązków składających się na przedmiot zamówienia zaoferowana przez Wykonawcę, który złożył ofertę, przy czym jest to cena w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt. 1 i ust. 2 Ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 168 z późn. zm.).

4. Oferta – komplet dokumentów, których wzory stanowią załączniki do niniejszego Zapytania, tj. Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy, Załącznik nr 3 – Projekt umowy, Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna, Załącznik nr 5 – Oświadczenie Wykonawcy RODO, Załącznik nr 6 – zapis do umów os. trzecie, Załącznik nr 7 – Oświadczenie art 22 pkt. 1 prawo zamówień publicznych, Załącznik nr 8 – Oświadczenie art. 24 prawo zamówień publicznych.

 

V. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest: Wykonanie, dostawa oraz montaż mebli biurowych określonych w formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.

2. Szczegółowy opis zamówienia i wymagania Zamawiającego określa Załącznik nr 1 do Zapytania.

3. Wszystkie wskazania znaków towarowych, patentów oraz pochodzenie dotyczące opisu przedmiotu zamówienia zawarte w dokumentach wymienionych w ust. 2 mają przykładowy charakter, a Wykonawca każdorazowo ma prawo przedstawić w swojej ofercie produkt (materiał), bądź jego element równoważny, o nie gorszych parametrach techniczno-użytkowych.

4. Wspólny słownik zamówień (wg kodu CPV):

a) 39130000-2 Meble biurowe,

b) 39000000-2 Meble (włącznie z biurowymi), wyposażenie, urządzenia domowe (z wyłączeniem oświetlenia) i środki czyszczące,

c) 39100000-3-Meble,

d) 39150000-8 Różne meble i wyposażenie.

VI. TERMINY SKŁADANIA OFERT ORAZ WYKONANIA ZAMÓWIENIA

1. Oferty należy składać do dnia 9 grudnia 2024 roku, do godz. 10:30 w jednej z trzech dopuszczalnych wersji:

   a) w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Zapytanie ofertowe nr 5/2024 na dostawę mebli biurowych. Otwarcie: 9 grudnia 2024 roku o godz. 11:00” osobiście w siedzibie Zamawiającego: Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Powstańców 2c, 05-091 Ząbki, w Kancelarii (1. piętro, pok. nr 2) w godzinach pracy Ośrodka (poniedziałki: 10:00-18:00, wtorek-czwartek: 8:00-16:00, piątki: 7:00-15:00).

   b) za pośrednictwem Poczty Polskiej w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zapytanie ofertowe nr 5/2024 na dostawę mebli biurowych. Otwarcie: 9 grudnia 2024 roku o godz. 11:00” na adres siedziby Zamawiającego: Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Powstańców 2c, 05-091 Ząbki. Za datę złożenia oferty liczy się data dostarczenia przesyłki do Zamawiającego.

   c) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: ops@zabki.pl, w tytule maila: „Zapytanie ofertowe nr 5/2024 na dostawę mebli biurowych”, z informacją w treści, że załączniki stanowią ofertę do Zapytania ofertowego z terminem otwarcia w dniu 9 grudnia 2024 roku o godz. 11:00. Oferta musi być opatrzona podpisem elektronicznym.

2. Oferty muszą być przygotowane w języku polskim oraz zgodnie ze wzorami będącymi Załącznikami o numerach: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 oraz 8 do niniejszego Zapytania, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta (w przypadku podpisu odręcznego: wraz z pieczątką imienną oraz firmową; w przypadku złożenia oferty elektronicznie: z podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do reprezentowania firmy).

3. Oferty złożone po terminie wskazanym w pkt. 1 nie będą brane pod uwagę.

4. Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający umieści na stronie BIP OPS Ząbki informację o złożonych ofertach.

5. Zawarcie Umowy nastąpi niezwłocznie, tj. w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od dnia ogłoszenia wyboru Wykonawcy.

6. O miejscu i terminie podpisania Umowy, Oferent zostanie poinformowany za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w Formularzu ofertowym.

7. Ogłoszenie wyboru Wykonawcy nastąpi najpóźniej w dniu 9 grudnia 2024 roku do godz. 18:00 na stronie BIP OPS Ząbki.

8. Zamawiający nie przewiduje publicznej sesji otwarcia ofert.

9. Umowa z Wykonawcą zostanie zawarta na czas określony z 30 dniowym okresem wypowiedzenia.

10. Umowa obowiązywać będzie najpóźniej od dnia 11 grudnia 2024 roku do 20 grudnia 2024 roku.

11. Zamawiający nie wyraża zgody na powierzenie realizacji przedmiotowego zamówienia, bądź jego części, podwykonawcom.

 

VII. ZASADY UCZESTNICTWA W ZAPYTANIU OFERTOWYM

1. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę.

2. Zamówienia udziela się Wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę.

3. Składając ofertę Wykonawca jednocześnie deklaruje, że dysponuje odpowiednimi zasobami, zapleczem technicznym oraz doświadczeniem umożliwiającym wykonanie zamówienia z należytą starannością.

4. Składając ofertę Wykonawca akceptuje treść umowy będącej Załącznikiem nr 3 do niniejszego Zapytania.

5. Oferent pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni od dnia otwarcia ofert.

6. W przypadku uzyskania takiej samej, najwyższej oceny ofert przez więcej niż jednego Oferenta, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. Ceny ofert dodatkowych nie mogą być wyższe niż złożone pierwotnie.

    

VIII. ZASADY I WARUNKI REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Oferent zobowiązany jest do nieujawniania wszelkich informacji o Zamawiającym uzyskanych w związku z realizacją umowy, pochodzących od Zamawiającego, instytucji publicznych, samorządowych jednostek organizacyjnych lub osób związanych z Zamawiającym jakimkolwiek stosunkiem fizycznym lub prawnym, a także przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i przepisów dotyczących informacji prawnie chronionych.

2. Obowiązek, o którym mowa powyżej jest nieograniczony w czasie. Jego uchylenia z każdym czasie w całości lub części może dokonać Zamawiający w formie pisemnej.

3. Zamawiający ma prawo wypowiedzieć przedmiotową umowę bez zachowania terminu, o którym mowa powyżej, jeżeli Wykonawca będzie naruszał postanowienia Zapytania, a także w przypadku niewykonania i/lub nienależytego wykonania przez Wykonawcą usługi szerzej opisanej w umowie. Rozwiązanie umowy następuje z dniem doręczenia pisma rozwiązującego na adres wskazany w umowie. W przypadku odbioru pisma za datę doręczenia uznaje się datę pierwszego awiza.

4. Niezależnie od ust. powyżej Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w przypadku:

   a) zaprzestania działalności, likwidacji, ogłoszenia upadłości lub rozwiązania przedsiębiorstwa Wykonawcy;

   b) wadliwego wykonania przez Wykonawcę przedmiotu umowy i zaniechania zmiany sposobu jego wykonania mimo upływu terminu na dokonanie zmiany wyznaczonego przez Zamawiającego;

   c) w razie zaistnienia zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o wskazanych okolicznościach. W tym przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego tytułu wykonania części umowy.

5. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego w takim przypadku żadne roszczenie.

    

IX. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY

1. Zamawiający odrzuci ofertę złożoną przez Oferenta:

   a) gdy oferta jest niezgodna z wymaganiami określonymi w Zapytaniu;

   b) gdy oferta jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

   c) gdy treść oferty jest niezgodna z wymaganiami Zamawiającego określonymi w dokumentach Zamówienia,

   d) który nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa;

   e) oferta zawiera omyłki w obliczeniu ceny, których ni można poprawić jako oczywiste omyłki rachunkowe;

   f) oferta została złożona po wyznaczonym terminie, w niewłaściwym miejscu lub niewłaściwej formie.

 

 

X. ZASADY KOMUNIKACJI Z ZAMAWIAJĄCYM

1. Wszelka korespondencja związana z Zapytaniem ofertowym będzie prowadzona za pośrednictwem komunikacji elektronicznej na adres poczty elektronicznej wskazanej w rozdziale I, aby można było bezspornie ustalić kto jest nadawcą korespondencji.

2. Oferent może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego w terminie 3 dni roboczych przed wyznaczonym w Zapytaniu ofertowym terminem składania ofert. Po tym czasie Zamawiający ma prawo pozostawić wniosek bez odpowiedzi.

3. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni robocze przed terminem składania ofert.

4. Wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: ops@zabki.pl w tytule umieszczając identyfikację przedmiotu korespondencji, tj.: „Zapytanie ofertowe nr 5/2024”.

5. Osobą wskazaną do kontaktu w sprawie niniejszego Zapytania jest Julita Zawadzka – telefon: 22 510 98 16.

 

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 – Formularz oferty

Załącznik nr 3 – Projekt umowy

Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna

Załącznik nr 5 – Oświadczenie wykonawcy RODO

Załącznik nr 6 – Zapis do umów os trzecie

Załącznik nr 7 – Oświadczenie art. 22 pkt 1 prawo zamówień publicznych

Załącznik nr 8 – Oświadczenie art. 24 prawo zamówień publicznych.